Propuesta Metodológica para la Fiscalización de Proyectos de Infraestructura Hospitalaria en la Caja Costarricense del Seguro Social

RESUMEN EJECUTIVO


A pesar de que la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) capta recursos financieros de sus afiliados, para sustentar su misión de brindar atención integral de la salud, proveyendo los servicios y la infraestructura
necesaria; algunos casos, la Institución debe adquirir empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de estos servicios por parte de la población; requiere en algunas ocasiones, de la adquisición de empréstitos internacionales, para hacer frente a la creciente demanda de esta atención integral de la población. Es así como en el año 2002, el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF ó Banco Mundial), otorgó un préstamo a la CCSS por un monto de USD 17.000.000,00, con el objetivo
de respaldar una segunda fase de las reformas del sector salud en Costa Rica. Este préstamo se otorgó a una de las Unidades existentes en ese momento en la CCSS, denominada “Proyecto de Fortalecimiento y Modernización del Sector Salud (PFMSS), quien ya había ejecutado la primera fase en la reforma del sector salud, con el mismo Banco Mundial. Parte de los requerimientos exigidos por este ente financiero a la CCSS, era que las obras de infraestructura física a ejecutar, fueran fiscalizadas por un profesional
legalmente autorizado para hacerlo, para así asegurar que los fondos asignados, fueran realmente ejecutados según lo planificado. Fiscalizaciónque históricamente no había sido realizada en la Institución, si no hasta hace unos 4 años que se inició con la ejecución de algunas pequeñas obras. Durante este tiempo, la CCSS no ha contado con una metodología formal que estableciera la función de los profesionales que se habían desempeñado como fiscalizadores de proyectos. Por estas circunstancias, fue que este trabajo desarrolló una propuesta metodológica bajo los estándares del Project Management Institute, para que la actividad de la fiscalización de proyectos, contara con una guía que formalizara y facilitara esta función dentro de la Institución. Sin embargo, como toda empresa pública, esta propuesta metodológica, propuso cambios
que debían realizarse de forma paulatina, para que su aceptación fuera conforme a los logros realizados, en el entendido de que dentro de la cultura organizacional de la CCSS la aceptación inmediata de una metodología sería poco exitosa, ya que un método de fiscalización de obras de construcción, era
completamente inexistente. Fue por esto, que en la elaboración de este trabajo, se propuso como objetivo
general, el desarrollo de esta propuesta metodológica para fiscalizar obras de infraestructura hospitalaria en la CCSS. De la misma forma, los objetivos específicos se plantearon para que los mismos fueran fases desarrolladas para realizar el análisis de la situación en la que se encontraba la CCSS, con respecto a la actividad en la fiscalización de proyectos; proponiendo un método para fiscalizar adecuadamente la construcción de proyectos de infraestructura hospitalaria y para desarrollar una estrategia de implementación del método de fiscalización propuesto y que sirviera de guía en proyectos de construcción de proyectos hospitalarios. Para llevar a cabo este estudio, se utilizaron fuentes de informaciones primarias y secundarias; así como también el tipo de investigación mixta, que conformaron la base en la que se recopilaron la mayor cantidad de datos disponibles que fueron requeridos durante la investigación.Asimismo, se utilizó el método de investigación inductivo-deductivo, que determinó lo realizado en la Unidad encargada y lo que esto incidió en la Institución. Y para facilitar el logro de los objetivos, se utilizaron herramientas tales como la encuesta, la matriz de roles y responsabilidades, la Estructura de División del Trabajo (EDT) y el Microsoft Project. De forma concluyente, se pudo observar que la fiscalización de obras es una actividad poco conocida entre todos los involucrados en la realización de proyectos de infraestructura física hospitalaria, tanto por parte de los usuarios y funcionarios, como también por el grupo de profesionales que desarrollan
este tipo de obra. El desarrollo de esta metodología de fiscalización de obras se centró básicamente en el desarrollo y la utilización de varias plantillas; las cuales se programaron para su utilización desde el inicio hasta la conclusión de una obra. Partiendo de esta premisa, se realizó un ejercicio esquemático
en un proyecto piloto del Proyecto de Fortalecimiento y Modernización de la CCSS; la ampliación física de las actuales instalaciones del Servicio de Urgencia de la Clínica Clorito Picado en Cinco Esquinas de Tibás.Así la utilización de la Administración de Proyectos, permitió que un proceso como el anteriormente descrito, que no contaba con una normativa en la CCSS, contara con una metodología formal, mejorando el proceso para beneficio de la Institución, los profesionales involucrados y el usuario del sistema, al optimizarse los recursos financieros, al mantener un sistema de archivo de lecciones aprendidas en todos aquellos proyectos en que se aplique la metodología, que conlleven a corregir todos aquellos aspectos que
afectan llevar a cabo el objetivo de las obras. Fue importante el hecho de contar con el respaldo de la Dirección Ejecutiva de la UCP FMSS para el desarrollo y la aplicación de la metodología de fiscalización de obras y poder brindarle a la Institución una mejora en su proceso de ejecución de obras. De la misma forma, es importante resaltar que la metodología de fiscalización de obras, fue un inicio en la estandarización del proceso de ejecución de infraestructura, que sin embargo, está abierta a ser mejorada, ampliada y modificada, con base en las experiencias que se recopilarán en los proyectos en que esta metodología sea
aplicada.

Guía para la realización de Expediciones con la participación de Jóvenes Costarricenses en la Organización No Gubernamental RALEIGH

RESUMEN EJECUTIVO


Raleigh Internacional es una organización sin fines de lucro, de origen Británico con experiencia en expediciones para jóvenes. Estas expediciones se han realizado en distintas partes del mundo desde 1978 y tienen como objetivo que los jóvenes que participan en sus actividades desarrollen habilidades que colaboren con su futuro personal y profesional mientras colaboran a comunidades necesitadas y al ambiente. Cada expedición es conformada porvoluntarios jóvenes de 18 a 25 años de edad y guías que son mayores de 25 años. Los voluntarios proceden de diversas partes del mundo. Las expediciones, incluyen jóvenes pertenecientes a los países donde se realizan los proyectos y jóvenes visitantes de otros países. Los jóvenes pertenecientes de los países donde se realizan los proyectos conforman el “Programa de Participantes Anfitriones (HCV Programme)” en el cual se enfoca esta guía. El programa de participantes anfitriones de Costa Rica inicia en el 2001; con la apertura de la sede en Costa Rica . Durante los 25 años de la existencia de la organización y 9 de realizar expediciones en Costa Rica no se ha efectuado ninguna guía o documento de referencia para realizar las expediciones incluyendo jóvenes anfitriones. Es por esto que se elabora una guía para la realización de las expediciones con participantes costarricenses en la organización Raleigh, con el propósito que sirva como información de apoyo para futuros miembros del programa y la realización de futuras expediciones para los programas anfitriones en los diferentes países donde Raleigh opera
y/o desea abrir operaciones.Para la elaboración de esta guía se utiliza la metodología propuesta por el
Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute). Se aplica las 9 áreas de conocimiento, los grupos de procesos de administración de proyectos y todas aquellas herramientas y plantillas que se consideran necesarios para finalizar con éxito las expediciones. Para realizar expediciones de manera exitosa se requiere la implementación de procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas que logren hacer previsibles los resultados, a través del desarrollo de conocimientos y destrezasen administración de proyectos. Con la guía se abre una oportunidad de mejorar no solo en el programa de anfitriones de Costa Rica si no que también en otras sedes y otros programas de la organización.Se recomienda a las personas involucradas en este proyecto ya sea en CostaRica o en otra sede de Raleigh que tomen esta guía como material importante de apoyo sin olvidar que las expediciones con jóvenes anfitriones existe en un contexto en la organización más amplio, es importante mantenerseactualizados de la situación de juventud donde se desarrollo el proyecto ya que esta situación puede afectar de manera positiva o negativa el programa de anfitriones y se aconseja realizar un plan de financiamiento que asegure la sostenibilidad financiera de cada expedición en el país que se realiza.

Propuesta para la implementación de una Oficna de Administración de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de Aguirre

RESUMEN EJECUTIVO


Este Proyecto Final de Graduación tiene como objetivo general elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), dentro de la Municipalidad de Aguirre. El Cantón de Aguirre cuenta con tres distritos el primero es Quepos y es en donde se ubica la mayor parte del comercio, la zona urbana y el edificio municipal, el distrito segundo es Savegre, se ubica hacia el sur del cantón y el tercero es Naranjito, ubicado al noreste del cantón.
Por la cantidad de proyectos que se desarrollan dentro de la Municipalidad de Aguirre y la mala Administración que se la ha dado a estos en ocasiones por la falta de controles y políticas apropiadas para el manejo de los proyectos, se tiene la necesidad de implementar una Oficina de Administración de Proyectos. Es de esperar que esta oficina controle el ciclo de vida de los proyectos de la Municipalidad, los lleve a buen término y de esta manera se llegue a establecer una Cultura de Proyectos dentro de la Institución.
Como objetivo general de este trabajo esta elaborar una propuesta metodológica para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) y los objetivos específicos son evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificando las principales deficiencias y carencias de la Municipalidad de Aguirre en esta materia, se debe de Identificar y establecer el tipo de PMO que se necesita, la estrategia de implementación y sus funciones, se establecerá la cantidad y tipo de personal, sus roles, responsabilidades y competencias, el lugar dentro del organigrama en donde se posicionará y los beneficios que esta PMO traerá al ente Municipal. Por otro lado se establece la forma adecuada de comunicación entre la PMO y los interesados, del mismo modo se calculará el costo de implementar esta dentro de la Municipalidad y el presupuesto anual de la misma, esto con la finalidad de contratar el personal idóneo para la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre.
Este proyecto se desarrollará mediante la investigación mixta, esta implica la investigación documental y la de campo, se hace con la finalidad de obtener la información necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos específicos que se han planteado para el mismo.
Para realizar esta investigación es necesaria la utilización de métodos científicos para obtener información objetiva en esta investigación. En toda investigación estarán presentes siempre los tres elementos más importantes que dan origen al conocimiento, un sujeto que quiere conocer (sujeto cognoscente), un objeto del estudio (objeto de conocimiento) y el conocimiento. Dentro de la Municipalidad de Aguirre se recopiló la información adecuada para poder llegar a cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos planteados anteriormente. Se cuenta con la experiencia del autor de este trabajo como Coordinador del Departamento de Ingeniería y Control Urbano de la Municipalidad de Aguirre para poder plantear la necesidad que tiene la Institución de una PMO, esto con la finalidad de llevar a buen término los proyectos de esta Municipalidad.
Al realizar la investigación se comprobó la nula experiencia del personal de la Municipalidad en Administración de Proyectos, también se pudo establecer la clase de PMO por implementar, la que se ha visualizado como una Torre de Control dentro del Departamento de Ingeniería y Control Urbano, encabezada por un Director con especialidad en Administración de Proyectos e integrada en un principio por dos Gerentes de Proyectos y un Asistente Administrativo. Dentro de esta Oficina de Administración de Proyectos se controlará el ciclo de vida de los proyectos, tomando en cuenta las áreas del conocimiento para cada uno de ellos, especialmente tiempo, costo, calidad, recursos humanos, riesgos y las adquisiciones de los proyectos. La PMO será también un centro de entrenamiento en Administración de Proyectos para el resto del personal y establecerá una Cultura de Proyectos dentro de la Municipalidad. Es importante mencionar que los proyectos dentro de la Municipalidad de Aguirre tienen dos orígenes, el primero de corte comunal, nace en el seno de los Consejos de Distrito de cada comunidad y por otro lado algunos proyectos nacen en el seno del Palacio Municipal, producto de las necesidades diarias de embellecimiento de la ciudad, así como de solventar necesidades urgentes de evacuación de aguas pluviales y también se encuentran los proyectos de mantenimiento y reparación de calles dentro del Cantón, manejados por la Unidad Técnica Vial de la Municipalidad. También es conocido que el Cantón de Aguirre es afectado por desastres naturales por lo menos dos veces al año, por lo tanto esto requiere de proyectos de emergencia los que normalmente se coordinan con la Comisión Nacional de Emergencias e involucran al Departamento de Ingeniería y Control Urbano. Se recomienda implementar la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre en un tiempo de tres meses y medio a partir de que sea aprobado el presupuesto para la contratación del personal y la compra de los equipos necesarios.
Se espera que con la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos se dotará a la Municipalidad de la capacidad de llevar los proyectos de una forma eficaz y eficiente, al hacer uso de las mejores prácticas de Administración de Proyectos contenidas en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, PMBok, 2004. Al implementar en la Municipalidad de Aguirre una Oficina de Administración de Proyectos se introducirá una Cultura de Proyectos.
Es recomendable para el buen funcionamiento de la PMO atender lo siguiente, la PMO de la Municipalidad de Aguirre debe trabajar de acuerdo al Plan de Desarrollo del Cantón de Aguirre y bajo los estándares del PMBok (PMI, 2004), todos los proyectos de la Municipalidad de Aguirre serán tramitados por medio de ésta y de acuerdo con los procedimientos establecidos, se debe elaborar una metodología en Administración de Proyectos para todos los proyectos que incluya procedimientos, herramientas y técnicas. Es recomendable contar con el apoyo del Concejo Municipal y del Alcalde a la iniciativa de implementar la PMO, así como de sus procedimientos y metodología a aplicar para lograr la eficacia y eficiencia en los proyectos Municipales.