Propuesta para la implementación de una Oficna de Administración de Proyectos (PMO) en la Municipalidad de Aguirre

RESUMEN EJECUTIVO


Este Proyecto Final de Graduación tiene como objetivo general elaborar una propuesta para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO), dentro de la Municipalidad de Aguirre. El Cantón de Aguirre cuenta con tres distritos el primero es Quepos y es en donde se ubica la mayor parte del comercio, la zona urbana y el edificio municipal, el distrito segundo es Savegre, se ubica hacia el sur del cantón y el tercero es Naranjito, ubicado al noreste del cantón.
Por la cantidad de proyectos que se desarrollan dentro de la Municipalidad de Aguirre y la mala Administración que se la ha dado a estos en ocasiones por la falta de controles y políticas apropiadas para el manejo de los proyectos, se tiene la necesidad de implementar una Oficina de Administración de Proyectos. Es de esperar que esta oficina controle el ciclo de vida de los proyectos de la Municipalidad, los lleve a buen término y de esta manera se llegue a establecer una Cultura de Proyectos dentro de la Institución.
Como objetivo general de este trabajo esta elaborar una propuesta metodológica para la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) y los objetivos específicos son evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificando las principales deficiencias y carencias de la Municipalidad de Aguirre en esta materia, se debe de Identificar y establecer el tipo de PMO que se necesita, la estrategia de implementación y sus funciones, se establecerá la cantidad y tipo de personal, sus roles, responsabilidades y competencias, el lugar dentro del organigrama en donde se posicionará y los beneficios que esta PMO traerá al ente Municipal. Por otro lado se establece la forma adecuada de comunicación entre la PMO y los interesados, del mismo modo se calculará el costo de implementar esta dentro de la Municipalidad y el presupuesto anual de la misma, esto con la finalidad de contratar el personal idóneo para la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre.
Este proyecto se desarrollará mediante la investigación mixta, esta implica la investigación documental y la de campo, se hace con la finalidad de obtener la información necesaria para lograr el cumplimiento de los objetivos específicos que se han planteado para el mismo.
Para realizar esta investigación es necesaria la utilización de métodos científicos para obtener información objetiva en esta investigación. En toda investigación estarán presentes siempre los tres elementos más importantes que dan origen al conocimiento, un sujeto que quiere conocer (sujeto cognoscente), un objeto del estudio (objeto de conocimiento) y el conocimiento. Dentro de la Municipalidad de Aguirre se recopiló la información adecuada para poder llegar a cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos planteados anteriormente. Se cuenta con la experiencia del autor de este trabajo como Coordinador del Departamento de Ingeniería y Control Urbano de la Municipalidad de Aguirre para poder plantear la necesidad que tiene la Institución de una PMO, esto con la finalidad de llevar a buen término los proyectos de esta Municipalidad.
Al realizar la investigación se comprobó la nula experiencia del personal de la Municipalidad en Administración de Proyectos, también se pudo establecer la clase de PMO por implementar, la que se ha visualizado como una Torre de Control dentro del Departamento de Ingeniería y Control Urbano, encabezada por un Director con especialidad en Administración de Proyectos e integrada en un principio por dos Gerentes de Proyectos y un Asistente Administrativo. Dentro de esta Oficina de Administración de Proyectos se controlará el ciclo de vida de los proyectos, tomando en cuenta las áreas del conocimiento para cada uno de ellos, especialmente tiempo, costo, calidad, recursos humanos, riesgos y las adquisiciones de los proyectos. La PMO será también un centro de entrenamiento en Administración de Proyectos para el resto del personal y establecerá una Cultura de Proyectos dentro de la Municipalidad. Es importante mencionar que los proyectos dentro de la Municipalidad de Aguirre tienen dos orígenes, el primero de corte comunal, nace en el seno de los Consejos de Distrito de cada comunidad y por otro lado algunos proyectos nacen en el seno del Palacio Municipal, producto de las necesidades diarias de embellecimiento de la ciudad, así como de solventar necesidades urgentes de evacuación de aguas pluviales y también se encuentran los proyectos de mantenimiento y reparación de calles dentro del Cantón, manejados por la Unidad Técnica Vial de la Municipalidad. También es conocido que el Cantón de Aguirre es afectado por desastres naturales por lo menos dos veces al año, por lo tanto esto requiere de proyectos de emergencia los que normalmente se coordinan con la Comisión Nacional de Emergencias e involucran al Departamento de Ingeniería y Control Urbano. Se recomienda implementar la Oficina de Administración de Proyectos de la Municipalidad de Aguirre en un tiempo de tres meses y medio a partir de que sea aprobado el presupuesto para la contratación del personal y la compra de los equipos necesarios.
Se espera que con la implementación de la Oficina de Administración de Proyectos se dotará a la Municipalidad de la capacidad de llevar los proyectos de una forma eficaz y eficiente, al hacer uso de las mejores prácticas de Administración de Proyectos contenidas en la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, PMBok, 2004. Al implementar en la Municipalidad de Aguirre una Oficina de Administración de Proyectos se introducirá una Cultura de Proyectos.
Es recomendable para el buen funcionamiento de la PMO atender lo siguiente, la PMO de la Municipalidad de Aguirre debe trabajar de acuerdo al Plan de Desarrollo del Cantón de Aguirre y bajo los estándares del PMBok (PMI, 2004), todos los proyectos de la Municipalidad de Aguirre serán tramitados por medio de ésta y de acuerdo con los procedimientos establecidos, se debe elaborar una metodología en Administración de Proyectos para todos los proyectos que incluya procedimientos, herramientas y técnicas. Es recomendable contar con el apoyo del Concejo Municipal y del Alcalde a la iniciativa de implementar la PMO, así como de sus procedimientos y metodología a aplicar para lograr la eficacia y eficiencia en los proyectos Municipales.